TÜRKİYE İLAÇ VE TIBBİ CİHAZ ULUSAL BİLGİ BANKASI

TEDARİKÇİ FİRMA KAYIT FORMU (PARTIN)

KULLANIM KILAVUZU

TITUBB-P002-F001 R1.1

 

İÇİNDEKİLER:

1.    Tanımlar 2

2.    Formun Doldurulması 2

3.    Formun Gönderilmesi 2

4.    Veri Alanları 2

1.      Mesaj Tarihi: 2

2.      Mesaj Türü: 2

3.      Mesaj No: 2

4.      İşlem Kodu: 2

5.      Veri Geçerlilik Başlangıç Tarihi: 2

6.      Onaylayan Kişinin TC Kimlik Numarası: 2

7.      Firma Tanımlayıcı Numarası: 2

8.      Tedarikçi Firma Ticari Adı: 2

9.      Birleşilen Firma Tanımlayıcı No: 2

10.        Faaliyet Alanı: 2

11.        Genel Müdürlük Adresi: 2

12.        Diğer İletişim Bilgileri: 2

13.        Faaliyete Başladığı Tarih: 2

14.        Vergi Dairesinin Adı: 2

15.        Vergi No: 2

16.        Sanayi ve/veya Ticaret Odası Adı: 2

17.        Kayıt No: 2

18.        Formun Onaylandığı Tarih: 2

19.        Onaylayan Ad-Soyad ve İmza: 2

5.    İlişkili Belgeler. 2

 


 

1.    Tanımlar

Tedarikçi Firma

Türkiye Cumhuriyeti sınırları içinde, ilaç ve/veya tıbbi cihaz üretimi, ithalatı, ihracatı yapan veya bir yabancı firmanın Türkiye yetkili temsilcisi olarak faaliyet gösteren her türlü tüzel kişidir.

Firma Yetkilisi

Firma adına imza yetkisi olan (imza sirkülerinde adı olmalıdır) ve Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Ulusal Bilgi Bankası sistemine veri sağlama işlemleri için firma adına en üst yetkili olarak kabul edilen kişidir.

Firma Kullanıcısı

Firma Yetkilisi tarafından görevlendirilmiş ve sistemdeki verileri görme ve/veya veri girişi yapma hakkı olan firma çalışanıdır.

 

Sayfa başına dönüş

2.    Formun Doldurulması

Form elektronik ortamda, internet sayfasındaki (www.huap.org.tr/ubb) ara yüz üzerinden doldurulmalıdır. İLK KAYIT işlemi esnasında internet sayfası kapatılmadan önce sayfanın altındaki DEVAM Butonuna basılarak en az bir kullanıcı eklenmek zorundadır. İlk eklenecek kullanıcı zorunlu olarak Firma Yetkilisi olacak şekilde sistem ayarlanmıştır. Firma Yetkilisi her bir firma için bir adet belirlenir. Eğer Firma Yetkilisi için başka görevler de tanımlamak isterseniz ilgili kutucukları işaretleyebilirsiniz. Her bir farklı kullanıcı için YENİ KULLANICI EKLE butonuna basarak ayrı ayrı form doldurulması gerekmektedir. En az bir adet kullanıcının atanmasından sonra (en azından Firma Yetkilisinin atanmasından sonra) BAŞVURUYU SONLANDIR butonu aktif hale gelecektir Eğer başka kullanıcı eklemeyecekseniz BAŞVURUYU SONLANDIR butonuna basabilrsiniz. BAŞVURUYU SONLANDIR butonuna bastıktan sonra kayıt altına alınmış olan formlar için değişiklik yapma olanağı kalmaz bu nedenle eminmisiniz şeklinde sistem size bir kez daha soracaktır ve bir sonraki değişiklik için tarafınıza kullanıcı şifrelerinin ve firma kayıt numarasının iletilmesinin beklenmesi zorunluluğu doğacaktır veya formlar tekrar doğru şekilde doldurulup işlemler baştan yapılmalıdır.

BAŞVURUYU SONLANDIR butonuna tıklamanız ardından her iki form (bir adet firma kayıt formu ve en az bir adet kullanıcı kayıt formu) için de ayrı ayrı çıktı almanızı sağlayacak kırmızı düğmeler karşınıza çıkacaktır. Bu butonlara basarak formların bilgisayarınıza bağlı olan bir yazıcıdan çıktılarının alınması ve imzalanmaları gerekmektedir.

İlk kez kayıt yapılıyorsa bir takım alanların gri olduğunu fark edeceksiniz. Bu alanlar ile ilgili bir değişiklik yapmanızın gerekmediğini ifade etmektedir. Form bu şekilde İLK KAYIT amacıyla dolduruluyorsa da formda zorunlu olup veri girilebilecek alanlardan (gri olmayan alanların) hiçbirisi boş bırakılmamalıdır. (Ayrıntılı bilgi için aşağıda Veri Alanları başlığındaki açıklamalara bakınız.) Diğer nedenlerle doldurulan formlarda ise, 8 ila 14 numaralı veri alanlarından, sadece güncellenmesi istenen (değişen) veriler girilmelidir. 1 ila 7 ve 16 ila 17 numara aralığındaki alanlar her zaman doldurulmalıdır.

Form firma yetkilisi tarafından onaylanacaktır. Formun onaylanması ile ayrıntılı bilgi için TITUBB-P002 numaralı “Tedarikçi Firmaların Sisteme Kaydı İçin Gerekli İşlemler Prosedürü” belgesine bakınız.

 

Sayfa başına dönüş

3.    Formun Gönderilmesi

İnternet üzerinden www.huap.org.tr/ubb adresinden erişilecek formlar doldurulup BAŞVURYU SONLANDIR butonuna basılması ile elektronik olarak onanmış ve gönderilmiş olacaktır. Bu işlem içerisinde en az bir adet Firma Kullanıcı Kayıt Formu da doldurulmuş olacaktır. Her iki form (bir adet firma kayıt formu ve ilki Firma Yetkilisi olmak üzere en az bir adet kullanıcı kayıt formu) da doldurulduktan sonra BAŞVURUYU SONLANDIR butonu aktif hale gelecektir. Bu butona basılması ile formların üzerinde kırmızı bir düğme belirecektir. Bu düğmeye tıklayarak bilgisayarınıza bağlı olan bir yazıcı üzerinden çıktı alabilirsiniz. Formların elektronik ortamda doldurulup çıktılarının alınmasını takiben imzalanarak onaylanmaları ve ardından da posta ile merkeze ulaştırılmaları gerekmektedir. Elektronik ortamda doldurulacak bu form ve diğer formlar hem elektronik olarak internet arayüzü aracılığıyla hem de çıktısı alınarak kağıt ortamda; gerekli diğer resmi evrak ise sadece kağıt ortamda gönderilmelidir.

Gerekmesi durumunda formların elektronik ortamda, nasıl doldurulması gerektiğine dair güncel kullanım kılavuzlarını yine www.huap.org.tr/ubb web sitesi adresinden temin edebilirsiniz. Gönderme ile ilgili ayrıntılı bilgi için TITUBB-P002 numaralı “Tedarikçi Firmaların Sisteme Kaydı İçin Gerekli İşlemler Prosedürü” belgesine bakınız.

 

Sayfa başına dönüş

4.    Veri Alanları

1.         Mesaj Tarihi:

Herhangi bir değişikilik yapılması gerekmemektedir. Bu formun doldurulduğu tarihtir. Bu bölüm internet arayüzünde otomatik olarak o günün tarihi girilmiş olarak görülecektir.

2.         Mesaj Türü:

Buradaki bilgi (PARTIN) değiştirilmeyecektir.

3.         Mesaj No:

Herhangi bir değişikilik yapılması gerekmemektedir. Mesaj No alanı internet üzerinden yapılan kayıt işlemi esnasında boş gelecektir. Firma tüm formu doldurup onay verdiğinde internet arayüzünde bu alana otomatik bir numara atanmış olacaktır. İnternet üzerinden doldurup çıktıları alınan formlarda mesaj numarasının atanmış olduğunu göreceksiniz.

4.         İşlem Kodu:

İLK KAYIT, GÜNCELLEME, BİRLEŞME, KAPANIŞ kodlarından birisi seçilecektir. İnternet arayüzünden yapılan işlemlerde, seçenekler kullanıcının uygun olanını seçebilmesini sağlayacak şekilde sunulacaktır. Sadece İLK KAYIT yapılıyorsa bu alan otomatik olarak İLK KAYIT şeklinde otomatik gelecektir. Bu durumda tarafınızca bir işlem yapılması gerekmemektedir. İLK KAYIT haricindeki işlemler için firma yetkilisince kullanıcı adı ve şifresi ile giriş yapıldığında işlem yapılması mümkün olacaktır.

 

Sayfa başına dönüş

Tablo 1.     İşlem Kodları                                                                                              

İŞLEM KODU

Açıklama

İLK KAYIT

Sisteme ilk kez kayıt olmak için başvurulduğunu belirtmektedir.

GÜNCELLEME

8 ila 15 numaralı verilerden bir veya daha fazlasında değişiklik olmasıdır.

BİRLEŞME

Firma, bir başka firma ile birleşmesi sonucu tüzel kişiliğini kaybetmektedir.

KAPANIŞ

Firmanın tüzel kişiliği tamamen sona ermektedir.

Bir başka firma ile birleşme sonucu, firmanın tüzel kişiliğinin sona ermesi halinde, bu bilginin kayıtlara işlenebilmesi için, birleşilen firmanın sistemde kaydının yapılmış olması gereklidir.

5.         Veri Geçerlilik Başlangıç Tarihi:

İLK KAYIT işlemi yapılırken tarih otomatik olarak o günün tarihi atanmış şekilde olacaktır ve başka bir işlem yapılması gerekmeyecektir.

İşlem kodunun İLK KAYIT dışında bir değer alması durumunda; bu verinin ne zamandan itibaren geçerli olacağını belirtmektedir. Örneğin firma iletişim bilgilerinin değişmesi nedeniyle bir güncelleme yapılmak istendiğinde, Veri Geçerlilik Başlangıç Tarihi yeni verinin hangi tarihten itibaren geçerli olacağını belirtecektir. Buradaki tarih formun doldurulduğu tarihden daha önceki bir tarih olmamalıdır. Formun elektronik veya kağıt kopyalarının merkeze ulaştığı güne göre bu tarih gerektiğinde yetkililer tarafından değiştirilebilir. (Sistemde geçmişe yönelik tanımlama yapılamayacağı için) Tarihin yazılış formatı gg.aa.yyyy (Ör: 11.01.2000) şeklinde olmalıdır.

6.         Onaylayan Kişinin TC Kimlik Numarası:

Bu formu onaylayan kişinin yani Firma Yetkilisi olarak atanacak veya atanmış olan kullanıcının TC kimlik numarası olmalıdır. TC kimlik numaraları sistemdeki tüm kullanıcıları tek olarak tanımlamak için kullanılan anahtar alandır. Bu alana 11 (on bir) basamaklı TC Kimlik Numarası girilmelidir.

 

Sayfa başına dönüş

7.         Firma Tanımlayıcı Numarası:

Firmanızı sistem içinde tek olarak tanımlanmasını sağlayacak numaradır. Bu numara bir kez tanımlandıktan sonra bir daha değiştirilmeyecektir. İLK KAYIT aşamasında bu alan boş kalacaktır. Internet üzerinden İLK KAYIT seçeneği ile firmanın kayıt işlemleri yapılmasından  kısa bir süre sonra firmaya elektronik posta aracılığı ile Firma Tanımlayıcı Numarası iletilecektir. Bu numaranın merkezde belirlenip tarafınıza bildirilmesini takiben tüm iletişim, mesaj, evrak vb.’lerinde firmanızı tek olarak tanımlayacak anahtar olarak kullanmanız istenecektir.

8.         Tedarikçi Firma Ticari Adı:

Firmanızın resmi kayıtlarda geçen tam ticari adıdır.

9.         Birleşilen Firma Tanımlayıcı No:

Birleşilen firmanın tanımlayıcı numarasıdır. Sadece BİRLEŞME seçeneği seçilmiş ise doldurulacaktır. İLK KAYIT işlemi yapılırken bu alan gri olarak gelecek ve değişim yapılmasını gerektirmeyecektir. Birleşilen firmanın sisteme önceden kaydının yapılmış olması gereklidir. İki firma birleştiği ve bunlardan sadece birisinin tüzel kişiliğinin sona ermesi halinde, sadece tüzel kişiliği sona eren firma için bu veri doldurulmalıdır. Tüzel kişiliği devam eden firma bu bilgiyi göndermeyecektir.

Eğer her iki firmanın da tüzel kişilikleri bir üçüncü ve yeni firma oluşturarak sona eriyorsa, önce yeni firmanın sisteme kaydının yapılması; daha sonra tüzel kişiliği sona eren her iki firma için de bu bilginin yeni firmanın tanımlayıcı numarası ile bildirilmesi gerekmektedir.

 

Sayfa başına dönüş

10.     Faaliyet Alanı:

Internet arayüzünden yapılan kayıt işlemlerinde İlaç veya Tıbbi Cihaz seçeneklerinden uygun olanı tıklayarak seçiniz. Eğer her iki alanda da faaliyet gösteriyorsanız her iki kutucuğu da tıklayıp işaretlemeniz gereklidir.

11.     Genel Müdürlük Adresi:

Firmanızla yapılacak yazışmalarda kullanılacak posta adresidir. Adres bilgisi 4 (dört) alana bölünmüş olup, ilk bölüme sadece semt, cadde,sokak, numara vb. bilgiler yazılmalı; Posta Kodu, İlçe ve İl bilgileri ise sadece ilgili alanlarda yer almalıdır. Internet arayüzünde form doldurulurken tüm iller ve takiben tüm ilçeler seçenekler halinde önünüze gelecektir. Uygun olanların seçilmeleri ile forma işlenmiş olunacaktır.

12.     Diğer İletişim Bilgileri:

Posta adresi dışındaki diğer iletişim bilgileri bu alana girilecektir. Telefon numarası için iki alan ayrılmış olup en az birisi doldurulmalıdır. Faks numarasının bildirimi zorunludur. Firmalar ile iletişimin sağlıklı ve hızlı olması açısından e-Posta adresinin de belirtilmesi yararlıdır.

Telefon ve faks numaraları 10 haneli olarak girilecektir. İlk 3 (üç) basamak alan kodu sonraki 7 (yedi) basamak asli telefon numarası olarak girilecektir Telefon ve faks numaraları önce 3 basamaklı alan kodu ayıraç ve numara şeklinde olmalıdır. 7 basamaklı telefon numarası 3 hane (boşluk) 2 hane (boşluk) 2 hane düzeninde girilmelidir. Sistem bu formatta yazılmayan numaraları kayda almayacaktır ve düzeltmenizi isteyecektir.

Telefon\Fax yazım formatı örneği: 321 345 67 89

 

Sayfa başına dönüş

13.     Faaliyete Başladığı Tarih:

Firmanızın ticari hayatına başladığı resmi tarihtir. Gün, ay ve yıl (gg.aa.yyyy) olarak girilmelidir. Yılın dört basamak, ayın ve günün de iki basamak ile ifade edilmesine dikkat edilmelidir. Tarih yazım formatı örneği: 11.01.2000

14.     Vergi Dairesinin Adı:

Firmanızın bağlı olduğu vergi dairesinin adı girilmelidir (İl adını da içermelidir.).

15.     Vergi No:

Firmanıza Maliye Bakanlığı tarafından verilmiş vergi numarasıdır.

16.     Sanayi ve/veya Ticaret Odası Adı:

Firmanızın kaydının olduğu “Sanayi”, “Ticaret” veya “Sanayi ve Ticaret” odasının adı yazılmalıdır. (İl adını da içermelidir.)

17.     Kayıt No:

Sanayi ve/veya Ticaret odasına kayıt numarasıdır. Oda tarafından firmanız için atanan numarayı lütfen bu alana giriniz.

 

Sayfa başına dönüş

18 ve 19 No’lu alanlar çıktıların üzerinde bulunacaktır. İnternet aryüzünde 18 ve 19 No’lu alanlar yoktur.

18.     Formun Onaylandığı Tarih:

Bu formun Internet üzerinden girilip ve en az bir adet Firma Kullanıcı Tanımlama Formunun doldurulmasının ardından formların çıktıları alınabilecektir. Kağıt çıktıların üzerinde formun onaylandığı tarih alanını göreceksiniz. Bu alana formları imza ettiğiniz günün tarihini mavi mürekkepli bir kalem ile yazınız.

19.     Onaylayan Ad-Soyad ve İmza:

Bu formdaki bilgilerin doğruluğunu onaylayan, firma yetkilsinin adı, soyadı, ünvanı ve imzasıdır. İmza kağıt çıktıya mavi renkli mürekkepli kalemle atılmalıdır. Internet üzerinden doldurulan formlarda imza alanı ancak çıktı alınmış dokümanlar üzerinde görülecektir. Çıktısı alınan formun postaya verilmeden önce imza ile onanmasına özen gösterilmelidir. İmzalanmayan dökümanlar kayda alınmayacaktır.

5.    İlişkili Belgeler

Aşağıda listelenen tüm belgelerin ve bu kullanım kılavuzunun elektronik kopyasını www.huap.org.tr/ubb  adresinden temin edebilirsiniz.

1.         Tedarikçi Firmaların Sisteme Kaydı İçin Gerekli İşlemler Prosedürü (TITUBB-P002)

2.         Taahhütname (TITUBB-P002-B001)

3.         Tedarikçi Firma Kayıt Formu – PARTIN (TITUBB-P002-F001)

4.         Tedarikçi Firma Yetkili Kişi Kayıt Formu – USER (TITUBB-P002-F002)

5.         Tedarikçi Firma Yetkili Kişi Kayıt Formu  Kullanım Kılavuzu (TITUBB-P002-FK002)

6.         Ana Bayi Bilgi Formu – PARTIN2 (TITUBB-P002-F003)

7.         Ana Bayi Bilgi Formu Kullanım Kılavuzu (TITUBB-P002-FK003)

8.         Teknik Servis Bilgi Formu – PARTIN3 TITUBB-P002-F004)

9.         Teknik Servis Bilgi Formu Kullanım Kılavuzu (TITUBB-P002-FK004)

 

Sayfa başına dönüş